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Questo lavoro di tesi è il risultato di uno stage della durata di sei mesi presso la Fabio Perini S.p.A. di Lucca finalizzato al miglioramento del flusso informativo e della gestione documentale all’interno dell’ufficio Sales Adminstration. L’obiettivo del progetto era quello di gestire le informazioni e i documenti che attraversano Sales Administration in una maniera più efficace ed efficiente partendo da principi di Lean Manufacturing applicati ai servizi e agli uffici, il cosiddetto Lean Office. L’esigenza di questo progetto nasce dalla volontà del Responsabile di Sales Administration di diminuire drasticamente il numero di e-mail in entrata e in uscita contenenti informazioni sensibili e importanti che spesso venivano dimenticate aumentando il lead time dei processi, ridurre la manipolazione manuale dei dati al di fuori del sistema informativo aziendale e rendere i processi dell’ufficio misurabili per permettere in futuro miglioramenti continui sulla base delle misurazioni degli stessi processi.
Per raggiungere questi obiettivi è stata effettuata un’analisi AS-IS dello stato dei processi identificando i problemi. A questa è seguita la fase di ricerca e implementazione delle soluzioni corredate da procedure gestionali che sono andate a definire le mappature TO-BE dei processi.