Sistema ETD

banca dati delle tesi e dissertazioni accademiche elettroniche

 

Help sul processo di presentazione tesi


Indice


In breve i passi essenziali

 Questa sezione descrive sinteticamente il processo di presentazione delle tesi di laurea magistrale, specialistica e vecchio ordinamento. Altre utili informazioni sono contenute nelle note. La sottomissione delle tesi di dottorato, di specializzazione, degli elaborati triennali e delle tesi di master presenta diverse eccezioni descritte nelle sezioni successive.

accesso

 Per poter accedere ad ETD è necessario (ad esclusione delle tesi di dottorato e specializzazione e degli elaborati triennali e tesi di master descritti in seguito) aver fatto domanda di laurea in segreteria studenti o tramite il portale studenti Alice.

creazione frontespizio

 Dopo aver effettuato il login viene richiesto di procedere alla "Creazione frontespizio" ovvero alla compilazione di una pagina in cui si inseriscono o si verificano alcuni dati necessari per identificare e presentare la tesi come: il titolo, il nome e l'email dei relatori, la data di appello (o quella di delibera di ammissibilità della tesi per i dottorandi), la struttura e il corso di studi di appartenenza, le parole chiave, il riassunto analitico.
 Durante la "Creazione frontespizio" si dovrà anche scegliere se richiedere o meno l'embargo della tesi e per quale motivazione fra quelle previste secondo il regolamento vigente.
 Con il pulsante "Conferma creazione" i dati vengono confermati, il frontespizio elettronico della tesi è creato e vengono inviate dal sistema delle email ai relatori e all'autore con un link per l'accesso in sola lettura a ETD per permettere alla commissione di visionare la tesi. Alcuni di questi dati potranno successivamente essere modificati (visibilità del proprio indirizzo email, parole chiave e riassunto analitico) tramite la funzione "Aggiornamento frontespizio"; per modificare invece gli altri campi la procedura prevede di contattare lo staff ETD.

inserimento e modifica file

 Il passo successivo consiste nell'inserimento della tesi tramite la funzione "Aggiornamento informazioni file"; ETD accetta la tesi solo in formato PDF (vedere le FAQ per le eccezioni).
 Quando viene inserito un file il sistema avvisa con una email i relatori che possono così visionare il documento.

stampa del frontespizio

 Solo dopo aver inserito almeno un file della tesi il sistema abilita la stampa del "frontespizio elettronico"; questo può essere richiamato dalla pagina "Visualizza frontespizio", in alto, tramite link "Versione da stampare per la consegna in segreteria". Questo modulo va stampato e firmato dall'autore e da tutti i relatori indicati nel modulo stesso e consegnato in segreteria studenti entro i termini previsti.
 Nel firmare il frontespizio il relatore attesta che la tesi è stata da lui approvata e giudicata idonea alla presentazione per l'esame di laurea, secondo quanto stabilito dalle linee quadro dell'Ateneo, mentre il laureando sottoscrive la conformità del proprio lavoro a quello registrato nell'apposito programma di gestione delle tesi elettroniche.  Anche successivamente alla consegna del frontespizio elettronico è possibile modificare il riassunto analitico, le parole chiave e i file inseriti cancellando quelli presenti e inserendone di nuovi, fino a sei giorni prima della data di inizio appello.
 Entro questa scadenza la tesi deve essere depositata integralmente, compresi gli eventuali file che si vuole tenere riservati, scegliendo per questi la modalità non consultabile.

approvazione e pubblicazione

 Alla scadenza dei sei giorni prima dell'inizio dell'appello il sistema ETD blocca l'accesso e sposta la tesi tra quelle da pubblicare; tuttavia sarà possibile accedervi ancora in sola lettura tramite il link per i relatori ricevuto nella email con oggetto "Notifica di creazione del frontespizio..." fino a 15 giorni dopo la data di inizio appello.
 A questo punto è possibile che il sistema, attraverso un controllo automatico, informi tramite email sulla compilazione errata di alcuni campi; queste irregolarità, pur non compromettendo la validità della sottomissione della tesi, si riferiscono a campi che, sebbene non obbligatori, sono molto importanti per presentare correttamente la parte della tesi che in ogni caso deve essere visualizzabile pubblicamente.
 La tesi verrà pubblicata solo dopo circa 40 giorni dall'effettiva presentazione; prima della pubblicazione viene fatto un controllo manuale e, nel caso di inadempienze, lo staff ETD chiede all'autore di chiarire o sanare il problema informando in copia i relatori.

Cosa cambia per le tesi di dottorato

 Diversamente da quanto previsto per la sottomissione delle tesi di laurea, per poter accedere a ETD è necessario conoscere la data di delibera, ovvero la data in cui il Collegio dei docenti del corso di dottorato ha deliberato ufficialmente l'ammissibilità della tesi di dottorato alla discussione

 Per la creazione e la stampa del “Frontespizio elettronico” è necessario seguire le istruzioni sopra indicate.

 Durante la "Creazione frontespizio" si dovrà anche scegliere se richiedere o meno l'embargo della tesi e per quale motivazione tra quelle previste.

 Questo modulo va stampato e firmato dall'autore e da tutti i tutor indicati nel modulo stesso e consegnato presso l’Ufficio Dottorato di ricerca entro 35 giorni dalla data della delibera di ammissibilità. A differenza di quanto detto sopra, il processo di sottomissione termina o alla scadenza dei 30 giorni dopo la data di delibera, o quando si consegna il frontespizio all'ufficio Dottorato di Ricerca.

Cosa cambia invece per le tesi triennali

 La sottomissione degli elaborati triennali e delle tesi di master non è obbligatoria ma costituisce solo una opportunità per poter pubblicizzare e valorizzare il proprio lavoro; per questo si accettano solo tesi con tutti i file consultabili.
 Per poter accedere ad ETD in questo caso è necessario inviare via fax un apposito modulo firmato dal relatore che ha seguito lo sviluppo dell'elaborato; solo dopo la ricezione del modulo lo staff ETD abiliterà l'accesso allo studente.
 Non essendoci una scadenza di inserimento programmata il sistema ETD chiude questo processo di sottomissione al termine dello stesso giorno in cui si è iniziata la sottomissione; è consigliabile, quindi, aver pronto l'elaborato in pdf quando si comincia la sottomissione, ovvero quando si accede la prima volta.


Note

torna all'indiceAccesso

Possono essere incluse nel data base delle tesi e dissertazioni accademiche elettroniche:

  • gli elaborati finali per lauree triennali,
  • le tesine di master e perfezionamento,
  • le tesi di diploma universitario del vecchio ordinamento,
  • le tesi di laurea del vecchio ordinamento,
  • le tesi di laurea specialistiche,
  • le tesi di dottorato e di specializzazione.

L'accesso è necessario esclusivamente per accedere al processo di presentazione della tesi ed è possibile tramite credenziali di ateneo (le stesse utilizzate per accedere al portale studenti Alice o per accedere al wifi); se non si conoscono è possibile recuperarle tramite lo stesso portale studenti o recandosi in segreteria studenti.

L'accesso potrebbe non funzionare se sul computer la data o l'ora non sono impostate correttamente.

Per utilizzare il processo di presentazione delle tesi il browser deve supportare i cookie e l'invio dei file.

Nel caso si sia iniziato il processo di presentazione di una tesi e si sia successivamente rinunciato all'appello, il sistema ETD non cancella automaticamente le tesi né permette di ricominciare il processo di sottomissione se prima non è stato cancellato quanto immesso con l’apposito link attivo dopo aver annullato la domanda di laurea in modo da cancellare il frontespizio elettronico e i file già depositati.

L'accesso per sottomettere gli elaborati triennali e le tesi di master è abilitato manualmente dallo staff ETD dopo la ricezione del modulo inviato via FAX dal relatore.

È possibile interrompere e riprendere il processo di inserimento e continuare successivamente purché siano rispettate le scadenze amministrative.

torna all'indiceScadenze

Per le lauree specialistiche, magistrali e di vecchio ordinamento almeno 15 giorni prima della data fissata per l'appello (15 giorni effettivi,dunque senza considerare i possibili rinvii determinati dalle scadenze ricorrenti in giorni festivi) bisogna consegnare in segreteria studenti, insieme al libretto universitario, il frontespizio elettronico della tesi firmato solo dal primo relatore.
Quando si richiede al relatore di firmare il frontespizio elettronico la tesi deve aver già assunto una forma definitiva o, comunque, tale da essere considerata idonea alla discussione in seduta di laurea. È consigliabile, perciò, che lo studente, contestualmente all'acquisizione della firma da parte del relatore, provveda ad inserire prima possibile la tesi completa cosicchè il relatore possa verificarne sia il contenuto che l'effetivo caricamento, in vista della successiva approvazione.

L'accesso alla tesi per le modifiche è consentito (tesi di laurea specialistica, magistrale e vecchio ordinamento) fino a 6 giorni prima della data di inizio appello. Il termine esatto è evidenziato in rosso dopo la creazione del frontespizio.

In caso di gravi problemi tecnici al sistema informatico d'Ateneo, problemi accertati dai relatori, gli studenti saranno autorizzati a presentare le tesi in sede di discussione in modalità diverse, ma dovranno impegnarsi a consegnare le tesi in formato PDF, entro i 6 giorni lavorativi successivi alla discussione, al Sistema bibliotecario di Ateneo.

torna all'indiceStato della tesi

Durante il processo di presentazione si avrà sempre la visione sullo stato della tesi, cioè sui dati inseriti. Se sono richiesti altri dati il link nel menu di sinistra sarà evidenziato in rosso.
Affinché sia considerata completa e quindi approvabile, la tesi dovrà:

  • avere tutte le informazioni richieste nel frontespizio,
  • avere almeno un file in formato PDF,
  • non avere note in sospeso

Si consiglia di fare attenzione ai link nel riquadro dello stato della tesi.

Esempio del riquadro sullo stato della tesi

Stato tesi

Gli elementi in rosso rappresentano voci che devono essere aggiunte o cambiate prima che la tua tesi possa essere approvata.

  • Visualizza frontespizio
  • Aggiornamento frontespizio
  • Aggiungi file
  • Esci

torna all'indiceInvio file

Il processo di presentazione della tesi richiede l'invio di file in formato PDF tramite il browser Web.

L'invio dei file potrebbe non funzionare se il browser accede alla rete tramite un server proxy.

In caso di problemi col caricamento dei file potrebbe essere necessario eliminare i file temporanei del browser.

Per quanto riguarda i nomi dei file, si raccomanda di non usare caratteri accentati o di alfabeti non latini.
Sulle pagine delle tesi pubblicate online, i file verranno mostrati ordinati alfabeticamente. Se si desidera che appaiano in un determinato ordine, si suggerisce di anteporre al nome del file un numero di due cifre, come, ad esempio:

  • 01capitolouno.pdf
  • 02capitolodue.pdf
  • .....
  • 10bibliografia.pdf
  • 11indice.pdf

torna all'indiceParole Chiave

Per migliorare la ricerca sulle tesi pubblicate è possibile inserire alcune parole chiave o brevi frasi NON contenute già nel riassunto analitico o nel titolo. L'uso di parole e frasi che siano descrittive e uniche aumenta la probabilità del reperimento della tesi durante una ricerca; si raccomanda, quindi, di non essere troppo generici e di usare parole chiave specifiche e rilevanti.

Le parole devono essere inserite con l'iniziale minuscola (maiuscola solo se si tratta di nomi propri). Si consiglia di inserire anche le parole corrispondenti in lingua inglese.

torna all'indiceRiassunto Analitico

In generale si può copiare il riassunto analitico direttamente dal programma di word processor usato e incollarlo nel campo riassunto analitico visualizzato dal browser. Bisogna però fare attenzione che alcuni caratteri (come per esempio le lettere greche) spesso non vengono copiati o lo sono in maniera errata; si consiglia quindi di controllare accuratamente il frontespizio dopo averlo creato e, in caso di problemi, contattare lo Staff ETD. Anche per il riassunto analitico sarebbe auspicabile inserire la sua traduzione in lingua inglese. Si ricorda che i cookie durano 30 minuti; si consiglia quindi di non perdere tempo nello scrivere il riassunto analitico, ma prepararlo e incollarlo da altro documento o di metterne uno non definitivo durante la creazione del frontespizio. Il riassunto analitico potrà essere modificato successivamente tramite la funzione Aggiornamento frontespizio

torna all'indiceConsigli per inserire immagini nelle tesi

Per inserire immagini nelle tesi è necessario verificare se si hanno i diritti di riprodurle in un proprio lavoro e di diffonderle online. Le immagini devono essere complete di didascalia che ne indichi l’oggetto e la fonte.

Se l’immagine è una propria creazione (no fotografia) si hanno tutti i diritti.

Se si tratta di un’immagine di pubblico dominio allora è possibile riutilizzarla senza chiedere permessi. Si raccomanda di indicare in didascalia il titolo e l’autore.
Un’immagine è di pubblico dominio se sono scaduti i diritti d’autore. Se si tratta della mera riproduzione di un’opera di arti visive devono essere passati 70 anni dalla morte dell’artista.
Se si tratta della fotografia di una scultura, la foto può non costituire una mera riproduzione, ma un’opera derivata, per cui, oltre ad essere scaduti i diritti per la scultura, devono anche essere passati 20 anni dalla foto. Per le opere fotografiche dotate di carattere creativo autonomo la tutela è comunque fino a 70 anni dalla morte dell’autore.
Altre immagini di pubblico dominio sono quelle tratte da pubblicazioni per cui siano scaduti i diritti d’autore, nella maggior parte dei casi siano passati 70 anni dal decesso dell’autore.

Se un’immagine è stata pubblicata online con licenza CC Creative Commons (https://creativecommons.org/) sono da seguire le indicazioni della specifica licenza.

In caso di immagini recuperate tramite internet occorre quindi verificare i diritti con cui sono state messe a disposizione e se possono essere riutilizzate.
Se un’immagine è stata pubblicata in internet e si può scaricare non significa che può essere riutilizzata!

Delle eccezioni sulle immagini protette dal diritto d’autore sono contemplate dalla legge del diritto d’autore italiano ( legge 633 del 22 aprile 1941 con relativi aggiornamenti): “ art. 70. 1-bis. È consentita la libera pubblicazione attraverso la rete internet, a titolo gratuito, di immagini e musiche a bassa risoluzione o degradate”. le immagini devono essere tali che non ne sia possibile un riutilizzo commerciale. Le riproduzioni devono essere complete del titolo dell’opera, dei nomi dell’autore e dell’editore.

Da notare che per non ledere i diritti d’autore si possono riprodurre, con le opportune limitazioni, solo le opere che sono state lecitamente riprodotte (Convenzione di Berna).

Foto proprie

Foto di beni culturali

Il Codice di beni culturali italiano (art. 108, comma 3) autorizza le foto all’interno dei musei, etc. ma specifica per uso personale e tali che non ne sia possibile un uso commerciale. Sono comunque escluse le foto di documenti d’archivio e manoscritti. La libera diffusione online non è quindi prevista a meno che non sia specificatamente autorizzata dall’ente che possiede il bene. Anche se si scatta una foto propria occorre quindi verificare se siano richiesti permessi a pagamento per la pubblicazione della foto. La richiesta del permesso a pagamento è condizione sufficiente per secretare la foto nella tesi.

Foto di persone

Foto di personaggi pubblici in occasioni pubbliche si possono pubblicare liberamente.
In altri casi è necessario allegare le liberatorie [Modello liberatoria]

Qualora l’apparato iconografico sia essenziale a sostegno della tesi, e si rientri nei casi per cui è possibile chiedere la secretazione per l’utilizzo di immagini la cui pubblicazione si richieda permessi a pagamento, si consiglia di allegare le immagini in un file separato così da secretare a lungo termine solo questo file.

torna all'indiceApprovazione e pubblicazione

Scaduto il termine per introdurre modifiche alla tesi, sei giorni prima della data di inizio appello, il relatore ha quattro giorni di tempo per approvare la tesi.Una volta approvata la tesi per la discussione, l'autore ne riceverà comunicazione via email. In caso contrario dovrà mettersi in contatto con il proprio relatore. La pubblicazione o cancellazione della tesi avverrà in conseguenza dei risultati ottenuti dalla discussione.

Tutti i dati riportati sul frontespizio saranno pubblici e, quindi, potranno essere ricercabili con i più consueti motori di ricerca. Non saranno, invece, accessibili i file PDF, se l'autore sceglie di non consentirne la consultabilità. È comunque auspicabile, proprio per le finalità del progetto, che tutti gli studenti rendano fruibile il loro lavoro alla comunità scientifica nazionale e internazionale, anche se è ragionevole che essi concedano la disponibilità alla pubblicazione elettronica solo dopo che sia trascorso un certo periodo di tempo dopo la discussione (per una futura pubblicazione su riviste o come monografie, per acquisizioni brevettuali, per rispetto di segreti industriali ecc.). L'autore potrà cambiare anche dopo la pubblicazione la disponibilità dei file della tesi, contattando lo staff ETD (tramite apposito link in fondo alla pagina), spiegando cosa si desidera e indicando i propri dati anagrafici: nome, cognome, luogo e data di nascita, numero di matricola di quando era studente dell'Ateneo pisano. La richiesta sarà inoltrata anche al/i relatore/i, in modo da far emergere eventuali problemi di segretezza dei dati legati a convenzioni e contratti di ricerca con enti esterni.

Dopo la discussione si potrà chiedere di modificare solo alcuni metadati della tesi, quali:

  • disponibilità dei file,
  • indirizzo email dell'autore e sua visibilità,
  • parole chiave,
  • riassunto analitico.

torna all'indiceSupporto e comunicazioni

È necessario distinguere le funzioni proprie delle Segreterie studenti e dello Staff ETD: le prime sono competenti per tutti gli aspetti burocratici-legali e problemi riguardanti il portale studenti Alice (presentazione della domanda di laurea, scadenze di consegna agli uffici, ecc.), i secondi invece possono rispondere a problemi riguardanti ETD (problemi di accesso, correzioni sulle sottomissioni, ecc). Naturalmente fra i due uffici i rapporti e le sinergie sono strettissimi, ma i laureandi dovranno rivolgersi all'uno o all'altro, a seconda che le loro richieste riguardino problemi burocratici o informatici.
Lo staff ETD è quindi disponibile per risolvere eventuali problemi di sottomissione degli elaborati. Si consiglia di contattare lo staff attraverso l'apposita funzione Contatta lo Staff ETD possibilmente dopo aver effettuato l'accesso come autore.

Al contrario, nel caso di comunicazioni da fare all'autore lo staff ETD potrà contattarlo tramite l'indirizzo email inserito o mediante una nota, cioè un breve messaggio che comparirà all'autore quando si effettua l'accesso. In seguito al ricevimento di una nota è necessario rispondere per poter continuare il processo di sottomissione.

torna all'indiceCookie

Un cookie è un insieme di informazioni di stato che vengono scambiate dal server al browser. Quando il browser richiede una pagina a un server che in precedenza gli ha inviato un cookie, insieme alla richiesta spedisce anche il cookie memorizzato. Nel nostro caso il cookie è utilizzato per memorizzare informazioni sull'autenticazione, in maniera tale che non è necessario effettuare un accesso con login e password per ogni pagina visitata o azione eseguita nel processo di sottomissione.

In genere i browser abilitano di default l'accettazione dei cookie. Se nel browser utilizzato l'accettazione dei cookie è disabilitata, consultare la documentazione o l'help del browser per le istruzioni sull'abilitazione dei cookie.

I cookie di sessione inviati dal server del processo di presentazione sono impostati per scadere dopo 30 minuti, ma sono rinnovati ogni volta che viene effettuata una operazione. Se si rimane sulla solita pagina per più di 30 minuti, il cookie scadrà, e verrà richiesto un nuovo accesso al sistema.

torna all'indiceServer proxy

Un proxy è un servizio che gestisce le richieste fatte dal browser ad altri host e gli restituisce il risultato. I proxy sono anche usati per permettere o negare l'accesso ad alcuni siti o reti e potrebbero inibire l'invio dei file dal browser. In tal caso, se non si riuscisse ad inviare file, si consiglia di contattare l'amministratore della rete utilizzata esponendogli il problema.