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• riorganizzazione know-how. Labelling

L’elaborato è frutto di un tirocinio di un anno svolto presso Cromology Italia Spa, azienda leader nel settore della produzione e vendita di pitture per l’edilizia ed il fai da te in Italia e nel sud Europa.
Con Progetto Smart Labelling, l’azienda intende automatizzare la stampa delle etichette da apporre sul prodotto finito e riconfigurare il processo che permette di avere disponibili, proprio al momento della stampa, tutte le informazioni necessarie a garantire la conformità alla vendita di un articolo.
Il progetto ha coinvolto direttamente quattro funzioni. Marketing, Produzione, Normative ed Information Technology sono stati i principali attori, Acquisti e Customer Service hanno fornito, invece, un importante supporto informativo.
I continui adeguamenti richiesti dalla regolamentazione di settore in materia di sostanze chimiche pericolose, l’intermittente condivisione degli aggiornamenti delle informazioni di prodotto tra le funzioni e la loro mancata informatizzazione stanno creando all’azienda problematiche di diversa natura, non sostenibili nel lungo periodo.
Il candidato ha contribuito allo sviluppo del progetto nel team di Produzione svolgendo un ruolo di congiunzione tra le quattro principali funzioni grazie alla costruzione di un apposito flusso di comunicazione, mappando tutte le informazioni di prodotto finito, definendo gli standard di associazione etichetta-prodotto finito ed ideando uno strumento automatico per il controllo delle distinte base. Insieme al Responsabile di Produzione, il candidato ha seguito anche i test di funzionamento delle nuove print-apply al momento della loro installazione.
È stata, perciò, pensata e implementata un’architettura software e hardware in grado di garantire la flessibilità desiderata nella gestione dei dati caratterizzanti un prodotto finito e nella loro stampa, in automatico, sull’etichetta.
La creazione dell’architettura aveva i seguenti obiettivi:
- flessibilità ed automatizzazione;
- facilità di utilizzo;
- capacità di gestire tutti i contenuti informativi del prodotto finito, siano essi normativi, di fabbrica o di marketing, necessari a garantire la conformità del prodotto sul mercato;
- chiarezza dei contenuti in etichetta (leggibilità) e del layout di immagine (disposizione delle informazioni nell’area di stampa);
- sostenibilità economica.

L’esigenza di automatizzare la fase di stampa delle etichette da apporre sul prodotto finito e ottimizzare il processo che permette di avere disponibili, proprio al momento della stampa, tutte le informazioni necessarie a garantire la conformità dell’articolo alla vendita nasce principalmente da alcuni eventi che stavano causando all’azienda costi che nel tempo sarebbero risultati insostenibili:
- il contesto normativo in continuo aggiornamento, che obbligava l’azienda a dover informare con sempre maggiore dettaglio i propri consumatori circa le sostanze contenute nei propri prodotti, lo smaltimento, oppure a dover adeguarsi a nuove direttive sul punto di applicazione, sui simboli di pericolo o addirittura anche sul font di scrittura;
- la difficoltà di reperimento delle informazioni presso gli altri enti: spesso la Produzione era costretta a sopportare lunghe attese, fermando la linea di confezionamento considerata, prima di ottenere un feedback su un’informazione di prodotto da un’altra funzione;
- l’obsolescenza dei sistemi software e hardware, in particolare le stampanti-applicatrici (dette print-apply), che impediva l’automatizzazione della stampa delle etichette sulle linee di confezionamento.
L’azienda ha avviato una serie di analisi interne volte ad identificare tutte le attività legate al processo di etichettatura dei prodotti finiti, da chi venivano gestite e come e le relative criticità.
Per capire l’ampiezza del perimetro del progetto e poter pianificare le attività di sviluppo le funzioni IT, Marketing e Produzione hanno strutturato un’estrazione dati dal gestionale che ha permesso di analizzare tutti i prodotti finiti e la relativa distinta base al fine di mappare le tipologie di etichette e pack in uso.
Delle tipologie di etichette individuate, quelle di interesse erano: etichette neutre (completamente bianche), etichette di pericolo ed etichette personalizzate e/o fascianti.
Gli imballi, distinti tra plastica e metallo, si suddividono a loro volta in personalizzati e/o fasciati, generici e anonimi. Ai fini del progetto, sono stati considerati solo i personalizzati.
L’analisi di questa estrazione ha evidenziato un’estrema complessità organizzativa (troppe tipologie di etichette in relazione al numero di prodotti finiti), una mancata standardizzazione delle regole per l’assegnazione dell’etichetta al prodotto ed una scarsa comunicazione e flessibilità nella gestione dei dati che lo caratterizzano.
A livello di sistemi hardware e software, invece, è stata riscontrata l’impossibilità di gestire, con le risorse attuali, la fase di trasmissione dei dati e di stampa delle etichette in automatico.

Prima definire i nuovi standard di etichettatura è stato necessario attivare alcune azioni correttive per la gestione delle criticità attuali e del periodo di transizione.
Il Team ha stabilito, così, i ruoli e le responsabilità nella gestione delle attività e costruito l’Action Plan di progetto.
Attuate le azioni correttive, il team si è concentrato sulle attività di sviluppo:
- individuazione e classificazione delle informazioni di prodotto finito: Marketing, Normative e Produzione hanno dichiarato quali sono le informazioni necessarie a garantire la conformità di un prodotto alla vendita. A ciascuna di esse è stata assegnata la funzione responsabile della sua gestione e manutenzione;
- mappatura degli imballi personalizzati e delle etichette neutre e di pericolo allo scopo di stabilire i nuovi standard di posizionamento delle informazioni di prodotto e di associazione etichetta-articolo;
- creazione documentazione e procedure di processo;
- informatizzazione dei dati di prodotto;
- sostituzione sistemi hardware e software impiegati nelle fasi di stampa e applicazione delle etichette in linea di confezionamento;
- aggiornamento delle distinte base dei prodotti finiti.

La pianificazione, insieme con la ricerca e selezione dei fornitori, sia dei sistemi che delle nuove etichette Smart, è durata circa un anno.
L’installazione delle print-apply di linea è stata effettuata alla fine del 2020 mentre quella degli applicativi software è stata avviata in anticipo per far sì che le persone individuate come user, ai vari livelli, potessero acquisire le conoscenze ed entrare in regime di utilizzo prima della messa in funzione degli hardware.

La fase di monitoraggio si può dire essere stata continua durante tutto il progetto ed effettuata servendosi di una serie di indici di performance come ad esempio:
- l’avanzamento degli aggiornamenti delle distinte base di prodotto finito;
- l’avanzamento degli approvvigionamenti degli imballi con grafica Smart;
- numero dei formati e versioni di etichette gestite;
- stato dei reclami ricevuti per etichettatura errata;
- centratura e leggibilità dei dati stampati sulle nuove etichette Smart.

Per semplificare il monitoraggio e prevenire eventuali mancanze di informazioni di prodotto finito al momento del confezionamento uno strumento particolarmente utile è stata la query di controllo delle distinte base dei prodotti. Si tratta di un automatismo che ogni due settimane invia, alle persone interessate, una segnalazione sulle distinte base di prodotto che, per le nuove regole definite in fase di progettazione, presentano una qualche incongruenza.

In conclusione, il progetto ha permesso alle funzioni di ottimizzare il loro lavoro portando una serie di vantaggi a vari livelli:
- operativi, come ad esempio la possibilità di trattare i dati anagrafici di prodotto in autonomia da parte delle funzioni e decidere dove questi devono essere posizionati; di decomplexity, che hanno portato il Marketing e Acquisti a snellire enormemente la gestione di tali componenti. È stato garantito, inoltre, l’azzeramento dei casi di arrivo di articoli non conformi (assenza di informazioni) al confezionamento grazie agli standard per la corretta associazione etichetta-prodotto.
- economici, tra i quali la riduzione dei costi di modifica delle grafiche e di smaltimento dei materiali che a seguito dell’introduzione dei nuovi aggiornamenti risultavano non più utilizzabili, quindi obsoleti, ma anche dei costi di rilavorazione dei prodotti e di spreco dei componenti destinati a tale attività (imballi ed etichette usati due volte).
La razionalizzazione delle etichette ha permesso di generare economie di scala e di risparmiare sui costi di approvvigionamento.
Lo spostamento del know how di etichettatura dalla Produzione al Marketing ha permesso di riorganizzare le risorse dedicate esclusivamente al controllo delle informazioni e stampa manuale delle etichette.
- di processo, come la garanzia di compliance alle normative, la flessibilità nella gestione delle informazioni sia in anagrafica che in stampa sull’etichetta o l’incremento della customer satisfaction.
È stato ridefinito il nuovo flusso di creazione e/o aggiornamento delle distinte base di prodotto finito, corredato da tutte la documentazione utile a rispondere a qualsiasi dubbio sullo svolgimento di un’attività. Questo ha permesso, inoltre, di redistribuire le risorse dedicate al controllo dei dati e stampa manuale delle etichette, portando ad un’ottimizzazione della qualità dell’intero processo di confezionamento.
The paper is the result of a one-year internship at Cromology Italia Spa, a leading company in the production and sale of paints for the construction and DIY sectors in Italy and Southern Europe.
With the Smart Labelling Project, the company aims to automate the printing of labels to be affixed to finished products and to reconfigure the process that ensures the availability, precisely at the time of printing, of all necessary information to guarantee product compliance for sale.
The project directly involved four main functions. Marketing, Production, Regulatory Affairs, and Information Technology were the key players, while Purchasing and Customer Service provided important informational support.
The continuous regulatory adjustments regarding hazardous chemical substances, the intermittent sharing of product information updates among functions, and the lack of digitalization are creating various issues for the company that are not sustainable in the long term.
The candidate contributed to the project’s development within the Production team, acting as a link between the four main functions by building a dedicated communication flow, mapping all finished product information, defining the standards for label-to-product association, and designing an automated tool for bill of materials (BOM) verification. Alongside the Production Manager, the candidate also oversaw the functional tests of the new print-apply systems during their installation.
A software and hardware architecture were therefore designed and implemented to ensure the desired flexibility in managing the data characterizing a finished product and their automatic printing on the label.
The architecture’s creation had the following objectives:

- flexibility and automation;
- ease of use;
- ability to manage all informational content related to finished products, whether regulatory, manufacturing, or marketing-related, to ensure market compliance;
- clarity of label content (readability) and image layout (arrangement of information within the print area);
- economic sustainability.
The need to automate the label printing phase for finished products and optimize the process of ensuring the availability of all necessary compliance information at the time of printing primarily arose from several factors that were leading to unsustainable costs for the company over time:
- the continuously evolving regulatory context, which required the company to provide increasingly detailed information to consumers about product contents, disposal methods, and compliance with new directives regarding label placement, hazard symbols, or even font styles;
- the difficulty in retrieving information from other departments: often, Production had to endure long waits, halting the packaging line before receiving feedback on a product-related query from another function;
- the obsolescence of software and hardware systems, particularly the print-apply machines, which prevented the automation of label printing on packaging lines.
The company conducted internal analyses to identify all activities related to the finished product labelling process, determine who managed them and how, and identify critical issues.

To understand the project’s scope and plan development activities, IT, Marketing, and Production structured a data extraction from the management system. This allowed for an analysis of all finished products and their respective BOMs to map the types of labels and packaging in use.
Among the identified label types, those of interest included: blank labels (completely white), hazard labels, and customized and/or wraparound labels.
Packaging, categorized as plastic or metal, was further divided into customized and/or wraparound, generic, and anonymous types. For the project, only customized packaging was considered.
The analysis of this data extraction highlighted an extreme organizational complexity (too many label types relative to the number of finished products), a lack of standardized rules for assigning labels to products, and poor communication and flexibility in managing the relevant data.
Regarding hardware and software systems, the existing resources were found to be incapable of handling data transmission and automatic label printing.
Before defining the new labelling standards, corrective actions were needed to manage current issues and the transition period.
The team thus established roles and responsibilities for activity management and created the project’s Action Plan.

After implementing the corrective actions, the team focused on development activities:
- identification and classification of finished product information: Marketing, Regulatory, and Production functions specified the necessary information for ensuring product compliance for sale. Each piece of information was assigned a responsible function for its management and maintenance;
- mapping customized packaging and blank and hazard labels to establish new standards for product information placement and label-to-product association;
- creating documentation and process procedures;
- digitalizing product data;
- replacing the hardware and software systems used in the label printing and application phases on packaging lines;
- updating the BOMs of finished products.
The planning phase, along with supplier research and selection for both the systems and the new Smart labels, lasted about a year.
The installation of in-line print-apply machines was completed at the end of 2020, while the software applications were deployed earlier to ensure that designated users at various levels could acquire knowledge and become proficient before the hardware was fully operational.

Monitoring was a continuous phase throughout the project, relying on performance indicators such as:
- progress in updating finished product BOMs;
- progress in procuring packaging with Smart graphics;
- number of label formats and versions managed;
- status of complaints related to incorrect labelling;
- accuracy and readability of printed data on the new Smart labels.
To simplify monitoring and prevent potential product information gaps during packaging, a particularly useful tool was the BOM control query. This automation sent bi-weekly notifications to relevant personnel regarding BOMs that, based on newly defined project rules, exhibited inconsistencies.

In conclusion, the project enabled various functions to optimize their work, bringing advantages at multiple levels:
- operational: It allowed functions to manage product master data independently and decide its placement; reduced complexity, helping Marketing and Purchasing streamline component management; eliminated instances of non-compliant articles reaching packaging due to missing information, thanks to standardized label-to-product associations.
- economic: It reduced costs associated with graphic modifications and disposal of materials rendered obsolete by new updates. It also cut costs related to product rework and waste of components used in such activities (packaging and labels used twice). The rationalization of labels led to economies of scale and procurement cost savings. Additionally, shifting labelling know-how from Production to Marketing enabled a reorganization of resources previously dedicated to information verification and manual label printing.
- process-related: It ensured regulatory compliance, increased flexibility in managing information both in databases and on printed labels, and enhanced customer satisfaction. The new workflow for creating and updating finished product BOMs was redefined, complete with documentation to resolve any doubts about process execution. This also allowed for a redistribution of resources dedicated to data verification and manual label printing, leading to overall optimization of the packaging process quality.