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Nell'ultimo decennio le imprese si sono trovate ad operare in una realtà in profonda evoluzione, caratterizzata da notevoli cambiamenti tecnologici, da una crescente flessibilità, da profondi mutamenti nelle professioni. All’interno delle organizzazioni, si fa strada il Knowledge Management, che riconosce nella gestione della conoscenza un processo fondamentale per valorizzare le proprie competenze distintive e per consolidare le posizioni di superiorità raggiunte, stimolando la continua creazione di sapere.
In questo contesto viene riconosciuto un ruolo di fondamentale importanza ai Sistemi di Gestione Documentale che rappresentano in azienda un utile strumento di diffusione di conoscenza, infatti i documenti disponibili in un repository centrale sono facilmente individuabili ed aggiornabili, e inoltre vengono, con appositi strumenti, clusterizzati in insiemi aventi caratteristiche comuni e di somiglianza così da facilitarne la ricerca ed il riuso.
Poste Italiane, azienda presso la quale è stato svolto il caso di studio presentato nella tesi, possiede un archivio contenente una vasta collezione di files multimediali, atto a garantire la raccolta, la conservazione, l’ordinamento e la valorizzazione di tutto il materiale cartaceo (documenti), fotografico e video, nonché dei connessi fenomeni politici, tecnologici, economici e culturali, per un arco temporale che va dagli inizi del 1900 ai giorni nostri.
Il caso di studio affronta l’introduzione e la personalizzazione di una piattaforma di gestione documentale, in grado di gestire documenti digitali di qualsiasi tipo e forma (testi, immagini, sequenze video) e di definire in maniera altrettanto flessibile la struttura organizzativa di archiviazione, fornendo così un supporto per la riorganizzazione del patrimonio archivistico per poi rendere facilmente fruibile questo patrimonio agli utenti interni quanto esterni.