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Nel corso dell’anno 2020 il virus SARS-CoV-2 ha raggiunto rapidamente il grado di minaccia globale sotto forma di pandemia da COVID-19. L’emergenza ha coinvolto in uno sforzo collettivo tutti gli ambiti della Medicina ed ha costretto il Sistema Sanitario ad uno stravolgimento delle proprie modalità organizzative al fine di rispondere appropriatamente alla crisi.

La logistica è parte fondamentale di ogni sistema di risposta efficace ad un’emergenza ed ha il compito di fornire gli strumenti adeguati nel posto adatto e al momento giusto. In particolare, la carenza di dispositivi di protezione espone i lavoratori ad un rischio inaccettabile e rende impossibile gestire un evento epidemico in sicurezza.

Nel contesto dell’epidemia di COVID-19 l’Azienda Ospedaliero-Universitaria Pisana (AOUP) ha dovuto obbligatoriamente trovare il modo di razionalizzare le limitate risorse disponibili e di distribuirle secondo le necessità in base ad un criterio chiaro di priorità. Nella fase di preparazione all’emergenza la priorità è stata quella di identificare i prodotti critici e le eventuali scorte presenti a livello aziendale. Poi, in accordo con la Regione Toscana, si è provveduto a centralizzare la gestione della catena distributiva dei dispositivi di protezione. Inizialmente le consegne alle singole strutture aziendali sono passate attraverso la piramide organizzativa dipartimentale. Inoltre, per l’allestimento rapido di degenze dedicate a pazienti affetti da COVID-19, è stato plasmato un kit operatore per dotare le stesse di una fornitura iniziale legata al numero di operatori che potessero trovarsi ad accedere all’area a potenziale rischio di trasmissione del virus SARS-CoV-2.

La rapida ascesa della curva epidemica ha determinato la necessità di rivoluzionare il sistema di distribuzione dei dispositivi di protezione in AOUP. Invece che rincorrere il dato del materiale consumato, si è scelto di stimare in anticipo il fabbisogno mediante un calcolo fondato su dati certi (occupazione dei posti letto e numero di operatori in servizio) e su regole condivise di utilizzo dei materiali (procedura aziendale chiara basata su norme nazionali e regionali e sulle evidenze scientifiche disponibili). I destinatari delle consegne sono stati classificati secondo aree omogenee per tipo di attività e per prossimità logistica, avvicinandosi ad un ragionamento per processi assistenziali piuttosto che per articolazione organizzativa tradizionale. Per ciascuna area è stato individuato chiaramente un responsabile per la ricezione e la gestione dei materiali, in grado di interagire con il vertice della catena distributiva per favorire correzioni rapide nel sistema. La conclusione a livello regionale della crisi di approvvigionamento dei dispositivi di protezione ha portato al ripristino delle modalità ordinarie anche in ambito aziendale AOUP. Tuttavia, la recrudescenza dell’epidemia fa dubitare che sia opportuno abbandonare del tutto il modello emergenziale.

Come corollario alla gestione della catena distributiva, si pongono tutte quelle soluzioni organizzative che possono portare all’ottimizzazione dell’utilizzo dei dispositivi di protezione. In AOUP, come da indicazione regionale, è stato incentivato il ricorso alla Telemedicina, in particolare implementando la Televisita di controllo e il Teleconsulto. Inoltre, è stata realizzata una riorganizzazione dei servizi ricorrendo alle tecnologie per permettere il lavoro a distanza (lavoro agile o smart working). Come in tutta la Toscana sono state sospese le attività sanitarie procrastinabili, riducendo l’attività chirurgica in elezione e adattando il numero dei posti letto non legati all’emergenza pandemica alle necessità effettivamente indispensabili, in particolare quelle legate agli accessi in Pronto Soccorso.

L’insieme di tutte queste azioni intraprese a livello organizzativo aziendale ha permesso di garantire agli operatori di prima linea gli strumenti necessari per affrontare l’epidemia, tutelandone la sicurezza e senza cedere alla crisi.