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La complessità è diventata uno degli elementi che caratterizzano lo scenario in cui operano le imprese: dinamismo del mercato prima, crisi finanziaria mondiale sfociata in una crisi economica poi, hanno messo in crisi molti modelli tradizionali su cui si sono basate le teorie e le prassi manageriali in azienda, il tutto complicato dall’avvento dell’economia digitale. Come conseguenza possiamo affermare che i processi di pianificazione diventano sempre più complessi e meno affidabili per la gestione, inoltre concorrenti, nuovi soggetti, minacce, opportunità, sono meno identificabili aumentando così l’incertezza. In questo contesto si manifesta la difficoltà nell’esprimere le reali esigenze informative, ma l’evoluzione dei Sistemi Informativi ha consentito di produrre sempre più grandi informazioni che descrivono, sempre più dettagliatamente, l’ambiente in cui opera l’impresa.
Una dimensione di analisi importante del fabbisogno informativo è l’incertezza, maggiore è la stessa, maggiore è il fabbisogno di informazioni per governare l’organizzazione. L’effetto principale dell’incertezza è quello di limitare la capacità dell’organizzazione di formulare piani e programmi oppure di prendere decisioni in un contesto di sicurezza prima di porre in essere le attività. Il Sistema Informativo si configura come un meccanismo operativo in grado di controllare tale incertezza: il sistema tende a produrre informazioni per far prendere decisioni in modo razionale.
Gli accadimenti del futuro non possono essere previsti totalmente, non vi è certezza di ciò che accadrà domani, per cui un certo gap tra l’output del SI e le esigenze del management è destinato a permanere; è impossibile rimuovere l’incertezza e la complessità del fenomeno gestione aziendale, ma è possibile investire per creare figure competenti in grado di dare un’interpretazione a questi due fenomeni della dinamica gestionale. Per questo i Sistemi Informativi moderni dovrebbero essere progettati in modo da essere reattivi, capaci di mantenere buoni livelli di performance anche a fronte di fabbisogni informativi poco chiari o non completamente anticipabili.
L’obiettivo è quello di far convergere il SI verso le esigenze aziendali aumentandone la capacità di risposta per quanto riguarda le esigenze informative e di controllo, in un ambiente che non consente di anticipare compiutamente i fabbisogni aziendali.
Purtroppo, nonostante i vari sforzi metodologici e tecnologici, possiamo dire che nella gran parte delle aziende permane un gap tra i fabbisogni informativi e le informazioni effettivamente disponibili. Nonostante le potenzialità dei Sistemi Informativi Aziendali le imprese, soprattutto quelle di piccola e media dimensione, trovano difficoltà a comprendere in pieno le cadute gestionali, organizzative e finanziarie di tali sistemi, per cui gli imprenditori hanno solitamente difficoltà nello sfruttare in maniera adeguata questa tipologia di investimento. Talvolta manca una vera e propria cultura aziendale che genera un inadeguato utilizzo dei SI presenti, solitamente caratterizzati da tecnologie obsolete e inadeguati a supportare i processi decisionali.
La carenza dei Sistemi Informativi nelle aziende di piccola e media dimensione è legata anche alle strategie commerciali adottate dalle grandi software house. Queste si sono inizialmente concentrate sullo sviluppo di sistemi adatti alle grandi imprese, caratterizzati da notevoli costi di implementazione e poco adattabili alle esigenze delle aziende minori. Solo successivamente, una volta saturata la domanda, le software house si sono concentrate sulla diversificazione della loro offerta per rispondere anche ai bisogni delle PMI, realizzando pacchetti applicativi meno onerosi e adatti alla dimensione minore.
La sfida odierna per le imprese produttrici di software gestionali, fra le quali spicca come leader e terza software house al mondo la tedesca SAP, è rappresentata dalla semplificazione dei processi aziendali e dalla possibilità di personalizzare il software al fine di aumentarne il grado di utilizzo da parte degli utenti aziendali. Quest’ultimi spesso rappresentano la causa di fallimenti di progetti di implementazione per effetto di resistenze e veri e propri sabotaggi legati all’incapacità di utilizzo del nuovo software implementato o alla mancata intenzione di cambiamento dei metodi di lavoro.
La risposta della leader mondiale SAP è stata quella di ammodernare il proprio software gestionale “Enterprise Resource Planning” attraverso due nuove soluzioni completamente integrabili con lo stesso, il tutto per rendere l’esperienza utente più stimolante e coinvolgente, in modo da aumentare il grado di utilizzo del software nello svolgimento delle attività aziendali rendendo così un successo il progetto di implementazione di un software ERP nel Sistema Informativo Aziendale.
Le soluzioni in questione prendono la denominazione di “Fiori” e “Screen Personas”: SAP Fiori consente di trasferire parte delle funzionalità del software ERP su dispositivo mobile, smartphone o tablet, e su desktop tramite una serie di applicazioni che renderanno lo svolgimento delle transazioni più semplice e possibile in qualsiasi luogo e in qualsiasi momento; il nuovo prodotto SAP Screen Personas permetterà invece di personalizzare le videate del software ERP senza interventi di customizzazione, con benefici legati al risparmio di costi e ad un maggior grado di utilizzo del software che diventerà più familiare e personale per ciascun utente finale.
Tramite questi due nuovi prodotti SAP non ha solo arricchito la propria offerta, consolidando la posizione di leader mondiale nella produzione di software gestionali per le aziende, ma ha permesso alle imprese clienti di ridurre gli atteggiamenti negativi dei propri dipendenti nei confronti del software ERP e di aumentare la produttività del lavoro attraverso la semplificazione e personalizzazione delle transazioni e delle videate.