• centralizzazione delle informazioni
• condivisione delle informazioni
• digital document
• documento digitale
• flusso informativo pianificazione intervento
• information centralization
• information flow intervention planning
• information sharing
• Nintex Form
• Nintex Workflow
• Sharepoint
• Sharepoint Designer

Il mio tirocinio curriculare per il conseguimento della laurea magistrale in Ingegneria Gestionale si è svolto presso l’azienda multinazionale Fabio Perini S.p.A. (gruppo Körber Tissue) nella sede di Lucca. L’azienda è specializzata nella progettazione, produzione e assistenza post-vendita di macchinari converting per la trasformazione della carta tissue. In particolare ho operato nel reparto Technical Service dell’area Customer Service, che si occupa dell’assistenza tecnica al cliente su tutti i macchinari che hanno superato i 6 mesi dalla data di consegna. Per tutta la durata del tirocinio ho riportato a Maurizio Doberti: Technical Service e CS Planning Manager in qualità di tutor aziendale. Al mio arrivo in azienda mi è stato evidenziato il problema: “assenza di un sistema informativo centralizzato nel processo di pianificazione dei tecnici trasfertisti per gli interventi presso i clienti, dove far confluire tutte le informazioni utili per la preparazione dell’intervento, in modo tale che tutte le persone coinvolte nel processo siano allineate a livello informativo e sullo stato di avanzamento del processo”. Oltre al problema mi sono stati forniti i requisiti che avrebbe dovuto avere la soluzione da implementare per risolvere il problema: “la soluzione fornita non deve appesantire la gestione attuale ma, dove possibile, deve automatizzare il processo; inoltre deve essere semplice da usare e mostrare lo stato d’avanzamento del processo di pianificazione dei tecnici”. Ho sviluppato quindi una strategia per affrontare il problema che consiste di 6 fasi: analisi AS-IS, sviluppo pretotipo soluzione, individuazione ambiente d’implementazione, sviluppo prototipo soluzione, test e valutazione benefici. Nell’analisi AS-IS ho studiato nel dettaglio i processi in atto nel reparto Technical Service. Dopo aver analizzato i processi e aver parlato con tutte le persone coinvolte, ho individuato come causa principale del problema che mi era stato presentato la decentralizzazione delle informazioni in più software aziendali che, in gran parte, non comunicano tra loro. Di fatto le informazioni associate agli interventi sono contenute in vari software tra cui: SAP, JFlex, Zendesk, Sharepoint, Outlook, tuttavia tali software non comunicano tra di loro e questo porta ad un disallineamento informativo tra le persone coinvolte nel processo. Pertanto ho pensato di introdurre un documento digitale facilmente accessibile agli addetti ai lavori dove far confluire tutte le informazioni relative all’intervento da fare. Lo scopo è quello di avere un ambiente unico che faccia da “contenitore” informativo, che mostri lo stato di avanzamento del processo di pianificazione dell’intervento e dove tutti possono consultare le informazioni in modo tale da essere allineati a livello informativo. Per implementare quanto pensato, ho sviluppato per prima cosa un pretotipo di soluzione. Ho poi applicato il pretotipo a casi reali e l’ho mostrato alle persone coinvolte nel processo in modo tale da mostrare quale sarebbe stato il risultato finale e allo stesso tempo carpire feedback ed informazioni utili per l’ingegnerizzazione del prototipo. Dopo aver mostrato a tutte le persone coinvolte il pretotipo ed aver carpito tutte le informazioni utili per lo sviluppo del prototipo, mi sono interfacciato con il reparto IT e, di comune accordo, abbiamo individuato Sharepoint come ambiente dove introdurre la soluzione. In particolare, vista la necessità di avere uno strumento flessibile, il reparto IT mi ha consigliato un tool di Sharepoint di cui l’azienda ha la licenza ma che è stato usato esclusivamente nella sede della Fabio Perini Nord America, ovvero Nintex. Ho quindi sviluppato la soluzione in ambiente di test di Sharepoint tramite l’ausilio del pacchetto software Nintex Form e Nintex Workflow. Durante l’ingegnerizzazione della soluzione ho continuato a coinvolgere le persone per mostrare loro lo stato di avanzamento e fare delle correzioni in corso d’opera. In parallelo alla creazione del documento digitale con la funzione di “contenitore” informativo, ho adottato Sharepoint per sviluppare un sistema di invio automatico di email strutturate ai tecnici al passaggio di stato sul software JFlex. Questo per risolvere un’altra criticità che mi era stata evidenziata in corso d’opera ovvero la mancanza di uno storico delle comunicazioni avute con i tecnici. Tale necessità nasce dal fatto di evitare incomprensioni ed essere certi che tutti i tecnici siano allineati alle informazioni fornite dal back-office. Attualmente entrambe le soluzioni: documento digitale con funzione di “contenitore” informativo e sistema automatico di invio in automatico delle email ai tecnici al cambio di stato su JFlex, sono in fase di test. Tramite lo sviluppo di una demo ho mostrato alle presone coinvolte nel processo la soluzione che avevo sviluppato per capire i benefici che avrebbero potuto trarne una volta introdotta in ambiente operativo. Da un punto di vista prettamente quantitativo è emerso un beneficio atteso di 98 giornate lavorative all’anno. Questo perché avere un ambiente unico dove sono contenute tutte le informazioni relative all’intervento riduce il flusso di email e richieste di informazioni. Oltre al guadagno prettamente quantitativo ci sono anche dei benefici derivanti dall’avere lo storico degli interventi fatti in un unico luogo e la possibilità di tenere traccia dello stato di avanzamento.

My curricular internship for the achievement of the master's degree in Management Engineering took place at the multinational company Fabio Perini S.p.A. (Körber Tissue group) in the Lucca office. The company is specialized in the design, production and after-sales assistance of converting machinery for the tissue paper. In particular, I worked in the Technical Service department of the Customer Service area, which deals with customer technical assistance on all machines that have exceeded 6 months from the delivery date. For the entire duration of the internship I reported to Maurizio Doberti: Technical Service and CS Planning Manager as company tutor. Upon my arrival at the company, the problem that was presented to me was: "the absence of a centralized information system in the planning process of the travel technicians for customer interventions, where all the useful information for the preparation of the intervention can be brought together, in such a way that all the people involved in the process are aligned in terms of information and on the progress of the process ". In addition to the problem, I was given the requirements that the solution to be implemented should have had to solve the problem: “the solution provided must not burden the current management but, where possible, must automate the process; it must also be simple to use and show the progress of the technician planning process". I therefore developed a strategy to address the problem which consists of 6 phases: AS-IS analysis, solution pretotype development, implementation environment identification, solution prototype development, test and benefit evaluation. In the AS-IS analysis, I studied in detail the processes in place in the Technical Service department. After analyzing the processes and talking to everyone involved, I identified the decentralization of information in multiple business software that, for the most part, do not communicate with each other as the root cause of the problem I was presented with. In fact, the information associated with the interventions is contained in various software including: SAP, JFlex, Zendesk, Sharepoint, Outlook, however these software do not communicate each other and this leads to an information misalignment between the people involved in the process. Therefore I thought of introducing a digital document easily accessible to insiders where all the information relating to the intervention to be carried out could be brought together. The aim is to have a unique environment that acts as an information "container", which shows the progress of the intervention planning process and where everyone can consult the information in such a way as to be aligned on an information level. To implement this, I first developed a solution pretotype. I then applied the pretotype to real cases and showed it to the people involved in the process in such a way as to show what the final result would be and at the same time get feedback and useful information for the engineering of the prototype. After showing all the people involved the pretotype and having obtained all the useful information for the development of the prototype, I interfaced with the IT department and, by mutual agreement, we identified Sharepoint as an environment in which introduce the solution. In particular, given the need to have a flexible tool, the IT department recommended a Sharepoint tool that the company has a license for but which was used exclusively in the Fabio Perini North America headquarters, namely Nintex. I then developed the Sharepoint test environment solution using the Nintex Form and Nintex Workflow software package. During the engineering of the solution, I continued to involve people to show them the progress and make corrections in progress. In parallel with the creation of the digital document with the function of an information “container”, I adopted Sharepoint to develop a system for the automatic sending of structured emails to technicians at the transition of state on the JFlex software. This is to resolve another critical issue that was presented to me during the work, namely the lack of a history of communications with the technicians. This need arises from the fact of avoiding misunderstandings and being sure that all technicians are aligned with the information provided by the back-office. Currently both solutions: digital document with the function of information “container” and automatic system for automatically sending emails to technicians when the status changes on JFlex, are being tested. Through the development of a demo I showed the people involved in the process the solution that I had developed to understand the benefits that they could derive from it once it was introduced in the operational environment. From a purely quantitative point of view, an expected benefit of 98 working days per year emerged. This is because having a single environment where all the information relating to the intervention is contained reduces the flow of emails and requests for information. In addition to the purely quantitative gain, there are also benefits deriving from having the history of the interventions made in a single place and the ability to keep track of the progress.