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All’interno della Fondazione Toscana Gabriele Monasterio sono attualmente in uso, da parte del personale amministrativo, quattro programmi utili a gestire i workflow delle diverse tipologie di documenti utilizzati: Delibere, Determine, Convenzioni e i Codici Identificativi di Gara, denominati come CIG.
Questi programmi sono degli applicativi web basati sulla seconda versione del Biomedical Framework, noto come BMF2.
L’utilizzo di diversi sistemi comporta un rallentamento nello svolgimento di queste pratiche, oltre che ad un aumento della complessità delle mansioni da svolgere e ad un’elevata possibilità di errore, dovuta all’inserimento manuale di molti dati.
Lo scopo di questo studio è stato quindi quello di unire i diversi sistemi progettando un nuovo Database (DB) ed una nuova applicazione web basata sulla terza versione del Biomedical Framework, il BMF3, in maniera tale da permettere uno svolgimento più rapido ed efficiente delle diverse pratiche, diminuendo inoltre le possibilità di errore grazie al DB unificato.
L’applicazione web dovrà inoltre prevedere la suddivisione del personale amministrativo in gruppi di lavoro e profili: ogni utente, infatti, avrà accesso a determinate funzionalità del sito, e potrà inoltre visualizzare e modificare i documenti già caricati in base alle sue autorizzazioni.
Negli ultimi decenni, il Sistema Sanitario Nazionale (SSN), e quindi tutte le strutture sanitarie che lo compongono, hanno subito una forte evoluzione.
Attualmente sono presenti, sul territorio nazionale, le Aziende Sanitarie Locali (ASL): sono aziende con personalità giuridica pubblica, dotate di autonomia organizzativa, gestionale, tecnica, amministrativa, patrimoniale e contabile nonché centri di imputazione di autonomia imprenditoriale. Quest’organizzazione comporta che il rispetto dei vincoli di bilancio e dell’equilibrio tra costi e ricavi sia un aspetto fondamentale.
In questo contesto risulta chiaro che i responsabili delle strutture sanitarie dovranno monitorare in modo puntuale il controllo di costi, dei rendimenti e dei risultati al fine di garantire una corretta ed economica gestione delle risorse disponibili, mantenendo al tempo stesso la massima qualità del servizio fornito.
Tutto ciò si concretizza in diversi modi, tra cui l’implementazione di applicativi e programmi efficienti e funzionali, i quali dovranno garantire un corretto svolgimento del lavoro delle diverse figure professionali all’opera all’interno delle strutture sanitarie.
Questo lavoro di tesi è stavo svolto grazie alla collaborazione con la Fondazione Toscana Gabriele Monasterio (FTGM).
La Fondazione svolge attività di ricerca in ambito sanitario e delle tecnologie applicate alla sanità, anche in collaborazione con diversi Istituti del Consiglio Nazionale delle Ricerche; ogni dipartimento ed ogni unità operativa svolge al contempo attività sanitarie specialistiche ed attività di ricerca ad esse correlate, traendo dall'esperienza dell'attività clinica spunti per l'investigazione di ricerca e, dai risultati della ricerca e dell'innovazione, suggerimenti per il miglioramento della pratica clinica.
Risulta quindi chiaro che, in un ambito così altamente votato al miglioramento del Sistema Sanitario a livello nazionale, ogni livello di cui è composta l’azienda deve poter lavorare al massimo della propria efficienza, in modo da apportare il proprio contributo.
In considerazione di tutto ciò si è deciso di accorpare i diversi DB e i quattro sistemi amministrativi, oltre che svilupparli sul BMF3: ciò permetterà al personale operativo di poter lavorare con più semplicità ed immediatezza, garantendo celerità ed efficienza nelle scelte economiche ed organizzative da attuare.
La progettazione del nuovo DB unico è passata attraverso diverse fasi:
• Analisi dei requisiti;
• Descrizione progettuale;
• Analisi concettuale;
• Analisi logica;
• Implementazione fisica.
Il DB unico presenterà delle associazioni tra i diversi tipi di documenti: esse permettono di diminuire drasticamente la possibilità di errore di inserimento da parte degli operatori; essi non dovranno, infatti, inserire i dati relativi alle associazioni a mano, ma basterà selezionare il documento corretto da una lista, e tutte le operazioni di associazione verranno gestite automaticamente dall’applicativo web.
Una volta definito il nuovo DB sono partiti i lavori per la progettazione del nuovo applicativo web denominato HMSDOCUM, il quale sarà composto da tre macroaree:
• La prima, denominata Documentale;
• La seconda, denominata Gestione CIG;
• La terza, denominata Gestione sito.
Questo progetto è concentrato principalmente su tre aspetti: le Delibere, la Gestione CIG e la Gestione sito; le parti relative a Determine e Convenzioni verranno invece sviluppate in un secondo momento.
Analizziamo quindi i diversi workflow che compongono la nostra applicazione web.
Nella sezione relativa al Documentale l’utente potrà caricare nuove Delibere, effettuare una ricerca di quelle presenti ed eventualmente modificarle, allegare dei file, associare una Delibera ad una Convenzione o ad un Contratto e visualizzare i documenti caricati in base ai propri diritti.
Ogni volta che l’utente inserisce una Delibera verrà riportato in una schermata contenente il riepilogo dei dati salvati: da qui potrà decidere se caricare dei file come allegati o se associare la Delibera appena caricata ad una Convenzione già presente nel sistema. Inoltre, in fase di caricamento dell’atto, il sistema salverà automaticamente l’utente che lo ha caricato ed il suo gruppo di lavoro, oltre che alla data di caricamento.
Nella sezione relativa ai CIG l’utente potrà eseguire le operazioni relative alla Gestione dei CIG: potrà quindi inserirne di nuovi, cercare e modificare quelli presenti e censire nuovi soggetti appaltanti.
In fase di inserimento di un nuovo CIG l’utente verrà rimandato ad una pagina riepilogativa dei dati appena caricati: da qui potrà associare all’atto dei soggetti Partecipanti, dei soggetti Aggiudicatari ed una Delibera già presente in archivio.
Infine, sarà presente la sezione relativa alla Gestione sito, composta dalle seguenti tre voci:
• Gestione Documentale, la quale contiene tutto ciò che comprende la gestione dei documenti;
• Gestione Allegati, la quale contiene la gestione degli allegati associabili agli atti;
• Gestione Utenti e Gruppi di Lavoro, utile per tutto ciò che riguarda la profilazione.
Nella prima voce l’utente potrà quindi aggiungere nuovi stati per i documenti e modificare il grafo di evoluzione di questi ultimi.
Nella seconda voce potrà invece aggiungere tipologie di allegati e i loro livelli di privacy.
Queste due opzioni rendono il nostro sistema modulabile e modificabile nel tempo: il reparto amministrativo potrà, infatti, aggiornare le funzionalità del sito ed il workflow degli atti in base alle proprie esigenze lavorative.
Vediamo infine la terza voce presente in questa macroarea.
La prima funzionalità riguarda la possibilità di inserire nuovi utenti: in questa fase bisognerà specificare il gruppo di lavoro a cui apparterrà, in maniera tale da permettergli di svolgere correttamente le proprie mansioni.
La seconda funzionalità riguarda la Gestione dei Gruppi di Lavoro: qui se ne potranno inserire di nuovi, si potranno definire le associazioni tra essi ed altri gruppi, e si potranno definire le associazioni con i diversi stati dei documenti. Infatti, il nostro sistema permette di gestire i diritti dei diversi utenti su due aspetti:
• Il primo aspetto riguarda i gruppi associati al gruppo di appartenenza dell’utente: esso potrà visualizzare e modificare i documenti caricati soltanto da questi ultimi;
• Il secondo aspetto riguarda gli stati dei documenti: l’utente potrà visualizzare soltanto quelli che risultano negli stati associati al suo gruppo di appartenenza.
Le ultime due funzionalità permettono, rispettivamente, di associare un utente ad un diverso gruppo di lavoro e di associarlo ad un profilo; quest’ultima opzione è essenziale per dichiarare tutti gli oggetti astratti a cui avrà accesso all’interno dell’applicazione web.
In conclusione, possiamo affermare che, rispetto ai vecchi sistemi, sono state aggiunte diverse migliorie: adesso il reparto amministrativo potrà modificare il grafo di evoluzione dei documenti, potrà modificare la disposizione dei diversi utenti all’interno dei vari gruppi di lavoro, e potrà inoltre gestire autonomamente la visibilità che possiedono i vari gruppi su due livelli, ovvero tramite l’associazione tra gruppi stessi e tra gruppi e i diversi stati dei documenti.
Un altro aspetto importante è stato quello di minimizzare la possibilità di errore dovute ad un inserimento manuale dei dati: creando infatti un Database unico e associando le diverse entità tramite delle relazioni, e quindi tramite l’utilizzo delle Foreign Key, gli utenti non potranno effettuare delle associazioni inserendo dei dati errati in quanto saranno sempre vincolati ad effettuare una selezione tra quelli già presenti nel sistema.
Infine, questo applicativo migliora il sistema di reportistica: infatti l’utilizzo del BMF3 ha permesso di renderla più chiara e comprensibile, grazie ad alcune migliorie grafiche e ad alcune customizzazioni che rendono più chiare le operazioni svolte dal personale amministrativo.
Per svolgere questo lavoro si è quindi rivelato necessario approfondire non solo la conoscenza stessa del BMF3, di tutti i linguaggi utilizzati per programmarlo e della sua architettura strutturata su tre livelli, ma anche quella relativa al workflow seguito da parte del reparto amministrativo: il nostro scopo, infatti, è stato quello di creare un sistema che si adattasse alle loro esigenze sfruttando le nuove tecnologie messe a disposizione, e che allo stesso tempo rendesse chiaro ed intuitivo il loro lavoro.
Questo lavoro, come detto in precedenza, copre soltanto una parte di quello che sarà l’applicativo nella sua versione finale: tramite il percorso intrapreso, infatti, gli sviluppatori della FTGM potranno sviluppare ulteriori funzionalità per HMSDOCUM, in maniera tale da soddisfare pienamente le esigenze del reparto amministrativo, migliorando la qualità del lavoro che svolgono quotidianamente.