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Con il fine di monitorare globalmente e costantemente lo svolgimento delle attività aziendali, la valutazione delle performance diventa uno strumento fondamentale di cui deve disporre un’organizzazione; la misurazione delle performance nella pubblica amministrazione diviene indispensabile tenendo in considerazione le funzioni di soddisfacimento di bisogni individuali/collettivi e di promozione del benessere sociale/economico della comunità propri della missione istituzionale.
Una metodologia di misurazione delle performance si deve progettare in funzione dell'utilizzo e non solo in base alla disponibilità di dati, si deve creare un insieme multidimensionale che permetta di poter analizzare fattori critici per il conseguimento degli obiettivi; solo questo consente di poter monitorare la creazione di valore dell'attività
Nella pubblica amministrazione bisogna uscire dal concetto di adempimento imposto ma si deve costantemente creare nuovi stimoli che possano migliorare costantemente l’efficacia, l’efficienza e la qualità del processo e del soddisfacimento dell’utente; quest'ultimo è un attore che non può essere escluso dal sistema di valutazione in quanto è proprio su di lui che va misurato il raggiungimento degli obiettivi prefissati nei programmi.
Considerare soggetto attivo l'utente significa anche consapevolizzarlo su quella che è la struttura in modo da poter valutare in maniera corretta e razionale i servizi dati, è importante che la pubblica amministrazione predisponga canali istituzionali in cui la persona possa esprimersi e partecipare alla co creazione e alla co valutazione.
In Italia, a partire dalla creazione dell'ufficio per la riforma dell'amministrazione (con il compito di introdurre la cultura dell'efficienza nella pubblica amministrazione, introducendo tecniche per la razionalizzazione misurazione e valutazione dei flussi di lavoro) nel 1950, si è provato nel corso degli anni con varie riforme a ricreare un sistema efficiente di valutazione. Siamo passati dalla riforma degli anni '70, che ha proposto l'istituzione in ciascuna amministrazione di speciali uffici per garantire un controllo costante sui flussi, le modalità e i tempi di attuazione di azioni e servizi amministrativi, sino ad arrivare agli ultimi anni di riforme amministrative che hanno posto un accento maggiore sul miglioramento dell'efficienza, efficacia e sostenibilità delle pubbliche amministrazioni.
Con il l d.lgs. 27 ottobre 2009, n.150 viene modificato dal d.lgs. 25 maggio 2017, n. 74, il Legislatore ha dato maggiore concretezza al principio astratto della partecipazione dei cittadini, rafforzandone il ruolo nel ciclo di gestione della performance e sottolineando l’importanza del coinvolgimento di cittadini ed utenti nel processo di misurazione della performance organizzativa.
Dal 1° luglio 2022 è stato introdotto con l'articolo 6 del decreto-legge n. 80/2021 il Piano integrato di attività e organizzazione (PIAO) che diventa documento unico di programmazione e governance, esso sostituisce una moltitudine di piani che le amministrazioni erano obbligate a predisporre, tra cui il Piano delle Performance (PdP).
Il focus di interesse diventa la qualità delle attività e dei servizi delle pubbliche amministrazioni, i veri protagonisti dei processi valutativi diventano gli utenti finali assieme agli stakeholder che direttamente o indirettamente sono interessati a ciò che svolge l'amministrazione.
La valutazione partecipativa permette un miglioramento della qualità delle attività e dei servizi pubblici, allineandoli a quelli che sono i reali bisogni dei cittadini grazie alle loro idee e suggerimenti, per fare questo la pubblica amministrazione deve promuovere dei processi di innovazione amministrativa e mobilitare delle risorse e capitale sociale presente sul territorio per attivare processi di cittadinanza attiva andando a responsabilizzare e a motivare i cittadini con il fine di rafforzare la coesione sociale e il senso di appartenenza alla collettività. La valutazione partecipativa consente inoltre la gestione e la riduzione dei conflitti, rafforzando la fiducia nelle istituzioni e contrastando il deficit di legittimità e consenso, anche attraverso il miglioramento della trasparenza e l’apertura verso l’esterno dell’operato dell’amministrazione pubblica.
Nella valutazione partecipativa i cittadini e/o utenti sono chiamati a svolgere un ruolo attivo, sia nelle attività preparatorie che nella valutazione delle attività e dei servizi; il loro ruolo lungo il ciclo della performance può essere limitato alla sola valutazione oppure comprendere anche la selezione dei servizi oggetto di valutazione e dei criteri di analisi delle performance e, ulteriormente, estendersi alla definizione di piani di miglioramento a valle del processo di valutazione.
Nella costruzione di canali idonei per la consapevolizzazione e l'informazione del cittadino non possiamo escludere il supporto della digitalizzazione, anche per questo fine, la pubblica amministrazione proprio in questo campo si è attivata anche con l'avvio di una strategia nazionale per le competenze digitali che tra i vari attori coinvolti, si focalizza sui cittadini, per sviluppare le competenze digitali necessarie a esercitare i diritti di cittadinanza e la partecipazione consapevole alla vita democratica. Con l’utilizzo della digitalizzazione è fondamentale parlare di sicurezza informatica in quanto la minaccia cibernetica cresce continuamente; garantire integrità, riservatezza e disponibilità delle informazioni diviene non escludibile.
Questo lavoro analizza inizialmente la relazione di valutazione delle performance e del PIAO, predisposti dal Ministero delle Imprese e del Made in Italy, in modo da poter comprendere appieno come all'interno dei documenti venga espressa e concretizzata la valutazione partecipativa; successivamente vengono presi in considerazione diversi casi di applicazione della valutazione partecipativa e dopo un'analisi della metodologia si è provveduto all’applicazione ad un’attività di un'organizzazione di volontariato.