• pianificazione e controllo
• earned value management

Il seguente progetto di tesi è stato sviluppato all’interno della Business Unit – Sistemi di Difesa - di Leonardo S.p.A. col fine di ottenere un sistema per il monitoraggio delle performance dei progetti assegnati all’ Unità Organizzativa Engineering che si basi su indici in grado di restituire informazioni oggettive riguardo al rispetto dei tempi e dei costi preventivati.
Attualmente in azienda non è presente un applicativo in grado di mettere in relazione le informazioni relative ai costi di progetto con quelle relative l’avanzamento fisico dello stesso; allo stato attuale, infatti, queste informazioni sono gestite attraverso due sistemi informativi differenti e non integrati tra loro.
La valutazione integrata della performance di progetto è delegata ai Planner di Unità Organizzativa, in questo caso Engineering, i quali, attraverso una serie di attività time-consuming ed human-intensive, riescono a fornire:
• Reportistica ai PEM, Project Engineering Manager, responsabili di commessa dell’U.O. Engineering all’interno di un progetto.
In questo caso la reportistica riguarda l’andamento integrato di costi ed avanzamento fisico di una specifica commessa (un progetto presenta più commesse, una per ciascuna Unità Organizzativa interessata da un pacchetto di lavoro di sua responsabilità);
• Reportistica al Responsabile Executive di U.O. Engineering, inerente l’andamento di tutte le commesse di responsabilità della Unità Organizzativa Engineering.
Le commesse di responsabilità della U.O. Engineering sono più di 400, questo evidenzia quanto sia necessario creare uno strumento che integri i dati estraibili, interrogando separatamente i due sistemi, in modo da ottenerne le informazioni desiderate in maniera rapida, a minor rischio di errore ed una reportistica chiara ed intuitiva che faciliti il decision making riguardo le azioni correttive da intraprendere.
Per fare ciò è stato necessario approfondire la conoscenza dei processi di pianificazione attualmente in essere mediante lo studio delle procedure aziendali relative al Project Management.
Successivamente è stato necessario approfondire la conoscenza dei sistemi attualmente utilizzati per la gestione dei costi (SAP) e per la gestione delle milestone di progetto (eDEA) in modo tale da capire quali informazioni fosse possibile estrarre ed in quale formato.
Una volta compreso quali dati fosse possibile acquisire interrogando i due sistemi è stata definita la metodologia più consona attraverso la quale fosse possibile mettere in relazione tra loro queste due tipologie di informazioni al fine di ottenere una valutazione integrata riguardo lo stato avanzamento economico (costi) e fisico (milestone) dei progetti.
La metodologia con cui è stato deciso di mettere in relazione le informazioni provenienti da SAP con quelle provenienti da eDEA è l’applicazione della tecnica Earned Value Management System poiché rende possibile mettere in relazione le date previste di raggiungimento delle milestone con la pianificazione mensilizzata dei costi di progetto presenti sul sistema SAP.
L’algoritmo di integrazione è stato implementato su foglio di calcolo Excel, vista l’elevata mole di dati da processare e la possibilità di estrarre i dati da SAP ed eDEA in formato ”.xls”, evitando in questo modo trascritture manuali dei dati.
Come vedremo meglio in seguito, è stato associato a ciascuna milestone delivery tecnica di progetto l’effort in termini di costo previsto per l’esecuzione della stessa. La somma dei valori di ciascuna milestone dà il valore presente a budget su SAP afferente alla commessa di responsabilità della U.O. Engineering.
A seguito di ciò, è stato selezionato un pool di progetti pilota su cui testare l’effettiva bontà delle informazioni restituite dallo strumento creato e la congruenza con lo stato reale del progetto.
Il risultato così ottenuto è stato soddisfacente, nonostante, come vedremo meglio in seguito, conservi una parte qualitativa in input fondamentale per l’ottenimento degli indici, e dei grafici che ne derivano.
Il foglio di calcolo ci ha permesso di ottenere sia indici numerici che grafici per una visualizzazione più intuitiva dell’andamento dei progetti.
Nell’elaborato in oggetto è riportato uno dei tre progetti selezionati per la U.O Engineering, progetto che presentava un numero esiguo di costi ed attività, rispetto al totale, svolte prima dell’inizio del processo che ha portato al presente elaborato di tesi, ciò lo ha reso un ottimo riferimento per testare la bontà dell’integrazione progettata su Excel.